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Por quanto tempo é necessário guardar comprovantes de contas pagas?

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OUTUBRO, 2019

Notícias

A CDL POA explica que, dependendo do tipo do documento, não é preciso mantê-lo guardado por muitos anos, como faz grande parte dos consumidores

Após o recebimento da declaração anual de quitação de débito de diversos serviços, o consumidor pode guardar seus comprovantes de contas pagas por um ano, descartando todos que não têm mais utilidade, e mantendo aqueles que ainda podem ser usados de alguma forma. Para ajudar nessa organização, a CDL Porto Alegre e a Boa Vista SCPC, explicam por quanto tempo é recomendado guardar cada tipo de conta e recibo.

Contas de consumo

As contas de água, energia elétrica, gás, telefone podem ser descartadas a partir do momento em que a empresa encaminhar a declaração anual de quitação de débitos, o que deve ocorrer até maio de cada ano, conforme a Lei Federal 12.007/09. A concessionária pode emitir essa declaração de quitação de débitos na própria fatura ou enviar documento específico.

Em casos como esses, é importante verificar as faturas entre janeiro e maio para ver se há a informação “as faturas de consumo vencidas no ano X foram quitadas”. Uma vez recebida a declaração referente ao ano anterior, somente esta precisa ficar guardada por 5 anos, conforme determinado em lei. As contas mensais podem ser descartadas.

O consumidor deve saber que a quitação anual só registra o que realmente foi pago. Se alguma conta fica em aberto no ano anterior, a empresa só dará a declaração referente aos meses pagos. Algumas empresas colocam na declaração a menção de vários anos de contas quitadas. Deste modo, é possível descartar, inclusive, a declaração do ano anterior.

E quando não receber a declaração?

O consumidor que não receber a declaração anual de quitação de débitos deverá solicitá-la por escrito ao fornecedor e guardar cópia do pedido com protocolo (que pode ser via Aviso de Recebimento dos Correios ou por e-mail, desde que a empresa responda).

Quais os prazos para guardar os comprovantes?

Por 30 dias

  • Notas fiscais de produtos e serviços não duráveis (alimentos, por exemplo).

Por 90 dias

  • Para duráveis, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor (CDC). No entanto, em casos de vício oculto (defeito que aparece após a garantia do fabricante, mas que não é causado por mau uso nem pelo desgaste natural do bem), o prazo começa a correr apenas a partir da data em que o consumidor tomar conhecimento do problema.

Por 1 ano

  • Seguro de veículos, pessoal ou residencial um ano após o fim da vigência da apólice. O mesmo tempo vale para a proposta de seguro e a própria apólice.
  • Fatura do cartão de crédito.

Por 2 anos

  • Pagamento de multas de trânsito.

Por 3 anos

  • Recibos de pagamento de aluguel (anteriores a 11/01/1993 devem ser guardados por 20 anos conforme o Código Civil de 1916);
  • Fatura do cartão de crédito.

Por 5 anos

  • Declaração anual de quitação de débitos;
  • TV por assinatura
  • Condomínio (recomenda-se que o inquilino mantenha pelo período em que residir no imóvel);
  • Recibos de consórcio (recomenda-se mantê-los até o encerramento do grupo); 
  • Mensalidades escolares e cursos livres;
  • Declarações de Imposto de Renda de Pessoa Física (incluindo os comprovantes de entrega da declaração e todos os documentos que foram declarados);
  • Pagamentos do IPTU;
  • Pagamentos do IPVA;
  • Documentos de venda de veículos;
  • Extratos bancários.

Outros prazos

  • O contrato de aluguel só pode ser descartado três anos após a devolução das chaves do imóvel e do recebimento do termo de extinção de aluguel;
  • Os comprovantes de pagamento das parcelas da compra do imóvel financiado devem permanecer arquivados até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis;
  • Notas fiscais de compra de bens duráveis devem ser guardadas enquanto tiver o produto para cobertura em garantia de defeito e comprovação da existência do bem em caso de sinistro se houver seguro residencial (ou qualquer outro que cubra esses bens).

Arquivo online

Pode-se fazer um arquivo virtual para guardar estes documentos, escaneando ou tirando fotos um por um. Assim, o consumidor economiza espaço em sua casa, evita o acúmulo de contas antigas e, até mesmo, que a impressão da nota fiscal fique ilegível com o passar do tempo.