Administração do tempo: como aumentar sua produtividade

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JANEIRO, 2020

Notícias

Você sente que falta tempo no seu dia para resolver todas as atividades? Perde prazos de entrega ou simplesmente esquece de fazer aquela tarefa no trabalho? Passa do horário para finalizar suas demandas? Esquece onde guardou algum arquivo importante?

Se você respondeu sim para alguma dessas perguntas, você provavelmente está fazendo uma má administração do seu tempo e precisa de algumas dicas para melhorar isso agora!

O que é administração do tempo?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, administrar o tempo não é controlar 100% do seu dia. Isso e praticamente impossível! Administrar o tempo é conseguir organizar seu tempo de forma a realizar suas tarefas em ordem de importância, de forma organizada e otimizada.

Quais as vantagens?

A vantagem mais evidente em fazer uma boa administração do tempo é ter mais tempo para realizar suas tarefas. Porém, existem outros benefícios associados a essa prática. Por exemplo, pessoas sem tempo apresentam maiores níveis de estresse, vivem correndo com suas atividades e entregando resultados medianos. Portanto, fazendo uma boa administração do tempo você ganha tempo para realizar todas as suas tarefas dentro dos prazos, é mais produtivo e não tem problemas de estresse no trabalho.

Agora que você já sabe a importância de fazer uma boa administração do tempo, veja como fazer isso em 8 passos:

  1. Mantenha o ambiente de trabalho organizado

Organização é o primeiro passo para uma boa gestão do tempo. Você não precisa ser a pessoa mais organizada do mundo, porém, é necessário que seja o suficiente para não perder tempo “no meio da sua bagunça”. Tente criar uma lógica de organização.

Tente pensar: quantas vezes você foi procurar um arquivo no seu computador e não lembrava como o nomeou? É esse tipo de erro que faz com que você perca tempo e precise refazer trabalhos! Portanto, pare para pensar qual a melhor forma de organização para você, pode ser anotando tudo num caderno, numa lista digital, criando regras e padrões para suas pastas, arquivos e documentos. A decisão é sua, mas é importante seguir uma única regra.

  1. Liste suas tarefas e atividades

Uma vez que você organizou o macro, você deve partir para o micro, identificando todas as suas atividades, rotineiras ou não. Feita a listagem de atividades, você deve organizá-las conforme prioridade e importância, defina uma rotina de execução ou fluxo de tarefas diário ou semanal, e o mais importante: tente manter sua execução.

  1. Diferencie o que é urgente do que é importante

Você já ouviu a frase “O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”? Organizar as tarefas diferenciando-as entre importante e urgente é algo muito utilizado e eficaz mundialmente.  A definição mais conhecida e aplicada foi criada pelo Dr. Stephen R. Covey, em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”. Ele define as duas como:

Importante: São tarefas que exigem planejamento e mais tempo para exucação, devem ser pensadas com antecedecência. Urgente: Algo que exige atenção imediata, motivado por prazos.

  1. Tente manter uma rotina

Uma rotina te ajuda a manter a execução das tarefas dentro do planejado. É importante reservar o tempo necessário para atividades rotineiras, assim, você não atrasa nenhum prazo e não esquece nenhuma atividade importante. Tenha um cronograma de atividades para a semana e para o dia, assim você poderá se organizar sempre que uma demanda surgir.

  1. Execute uma tarefa de cada vez

Quando você tenta fazer tudo de uma vez você acaba não fazenda nada. É importante organizar suas atividades e executá-las uma a uma, do começo ao fim, sem interrupções para fazer outras atividades. Por que fazer isso? Ao começar uma atividade, você leva um tempo para entrar no ritmo, concentrar-se no que precisa ser feito e como você irá finalizar. Com as interrupções você irá perder o foco e ter que refazer esse processo várias e várias vezes, perdendo tempo e demorando muito mais para realizar a mesma atividade.

  1. Use ferramentas de organização

Como a gestão do tempo é algo muito relevante no mundo organizacional, diversas ferramentas foram criadas com o foco de otimizar esse processo nas empresas e times. Ferramentas de agenda, organização de tarefas, medição de tempo de tarefa e produtividade de time são oferecidas no mercado e podem te proporcionar muitos benefícios.

Por exemplo, ao usar um timesheet online para fazer o controle de horas trabalhadas por projeto, você não só automatiza esse processo como vai possuir informações detalhadas sobre a sua produtividade.

  1. Crie métricas para sua gestão

Métricas são muito importantes para qualquer empresa ou profissional, afinal, como você avalia algo sem algum indicador? A era de avaliação a base de feeling e “achismos” acabou, agora as organizações são muito mais data driven. Sendo assim, é importante definir métricas de desempenho pessoal e profissional. Comece definindo suas metas, um período de ação e forma de mensuração.

  1. Sempre otimize seu processo

Uma vez que você começou a fazer uma boa administração do tempo, você não pode parar. Mantenha o ritmo e sempre foque em otimizar seu processo, use as métricas de desempenho e avalie pontos para melhorar! Procure se informar sobre melhores formas de organização e gestão do tempo, como atualização e lançamento de novos softwares, que possam te ajudar nesse processo. Administrar o tempo não é algo simples no começo, principalmente para àqueles que se denominam “bagunceiros”, porém, isso é uma prática que exige persistência! Comece agora e logo você terá bons resultados!